Immer mehr Erwerbstätige in Österreich starten neben ihrem Hauptjob ein eigenes Kleinunternehmen. Der Trend zeigt sich besonders in den Bundesländern, wo handwerkliche Tätigkeiten, Onlineshops, Beratungsleistungen oder kreative Dienstleistungen häufig nebenberuflich aufgebaut werden. Bevor die ersten Rechnungen ausgestellt werden, lohnt ein Blick auf die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Rahmenbedingungen.
Rechtliche Einordnung und Anmeldung
Der erste Schritt ist die Klärung, ob die geplante Tätigkeit als Gewerbe, als neue selbstständige Tätigkeit oder als freier Beruf gilt. Gewerbliche Tätigkeiten müssen bei der Bezirksverwaltungsbehörde angemeldet werden. Freie Gewerbe erfordern keinen Befähigungsnachweis, reglementierte Gewerbe hingegen schon. Neue Selbstständige wie Vortragende, Schriftsteller oder wissenschaftlich Tätige brauchen keine Gewerbeanmeldung, müssen ihre Tätigkeit aber beim Finanzamt melden.
Innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit ist der Fragebogen Verf 24 an das Finanzamt zu übermitteln. Dort werden die voraussichtlichen Umsätze und Gewinne bekanntgegeben. Auf dieser Basis erfolgt die Einstufung, ob Umsatzsteuerpflicht besteht und wie hoch die Einkommensteuervorauszahlungen ausfallen. Wer bei diesem Schritt Unterstützung sucht, findet mit einer spezialisierten Steuerberatung in Wien einen Ansprechpartner, der Formulare, Fristen und die Kommunikation mit dem Finanzamt übernimmt.
Einkommensteuer und Gewinnermittlung
Nebenberufliche Einkünfte werden mit dem Hauptbezug zusammengerechnet und unterliegen dem progressiven Einkommensteuertarif. Der Grundfreibetrag liegt bei 13.308 Euro pro Jahr (Stand 2025), darüber greifen die Tarifstufen von 20 Prozent bis 55 Prozent. Ein Veranlagungsfreibetrag in Höhe von 730 Euro pro Jahr steht Personen mit lohnsteuerpflichtigem Hauptbezug zu, sodass Nebeneinkünfte bis zu dieser Grenze steuerfrei bleiben.
Bei Umsätzen unter 700.000 Euro ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zulässig. Einnahmen und Ausgaben werden dabei nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip erfasst, ohne dass eine doppelte Buchführung notwendig wird. Betriebsausgaben mindern den Gewinn. Dazu zählen etwa Fachliteratur, Arbeitsmittel, anteilige Fahrtkosten, das häusliche Arbeitszimmer unter strengen Voraussetzungen sowie Weiterbildungskosten. Wer nicht alle Belege einzeln erfassen möchte, kann die Basispauschalierung nutzen und pauschal 12 Prozent der Umsätze als Ausgaben ansetzen. Bei bestimmten Dienstleistungsberufen reduziert sich der Satz auf 6 Prozent.
Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung
Die Kleinunternehmergrenze wurde mit Anfang 2025 auf 55.000 Euro Nettoumsatz pro Jahr angehoben. Wer unter dieser Schwelle bleibt, ist von der Umsatzsteuer befreit und weist auf Rechnungen keine Mehrwertsteuer aus. Der Vorteil liegt in der einfachen Rechnungsstellung ohne monatliche Umsatzsteuervoranmeldung. Der Nachteil besteht darin, dass kein Vorsteuerabzug für betriebliche Anschaffungen möglich ist.
Wer regelmäßig größere Investitionen tätigt, etwa in Technik, Fahrzeuge oder Betriebseinrichtung, kann freiwillig zur Regelbesteuerung optieren. Diese Option bindet für fünf Jahre. Bei Überschreitung der Umsatzgrenze um mehr als 10 Prozent entfällt die Befreiung rückwirkend für das gesamte Kalenderjahr, was zu Nachzahlungen führen kann. Eine sorgfältige Umsatzplanung ist deshalb sinnvoll, gerade in Wachstumsphasen kurz vor der Schwelle.
Sozialversicherung bei der SVS
Selbstständige unterliegen der Pflichtversicherung bei der Sozialversicherung der Selbstständigen. Für Neue Selbstständige gelten Versicherungsgrenzen. Wer 2025 mit den selbstständigen Einkünften unter 6.613,20 Euro pro Jahr bleibt und keine Ausnahmeerklärung abgibt, kann eine Kleinstunternehmerregelung in Anspruch nehmen, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind. Ab dem Überschreiten der Grenze fallen Beiträge zur Kranken, Pensions und Unfallversicherung an.
Beitragsgrundlage ist der Gewinn aus der selbstständigen Tätigkeit. Da die endgültige Beitragsgrundlage erst mit dem Einkommensteuerbescheid feststeht, arbeitet die SVS in den ersten drei Jahren mit einer vorläufigen Beitragsgrundlage. Nach Vorliegen des Bescheids erfolgt die Nachbemessung, was in der Praxis zu spürbaren Nachzahlungen führen kann. Rücklagen von etwa 25 bis 30 Prozent des Gewinns für Steuer und Sozialversicherung sind eine gängige Faustregel.
Buchhaltung, Aufzeichnungen und typische Stolpersteine
Auch bei geringen Umsätzen gelten Aufzeichnungspflichten. Einnahmen und Ausgaben sind chronologisch zu erfassen, Belege sieben Jahre aufzubewahren. Rechnungen müssen die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Dazu zählen Name und Anschrift des leistenden Unternehmens, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Bezeichnung der Leistung, das Entgelt sowie bei Kleinunternehmern ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Ein häufiger Fehler in der Anfangsphase ist die Vermischung privater und betrieblicher Konten. Ein getrenntes Geschäftskonto erleichtert die Aufzeichnungen und schafft Klarheit bei einer möglichen Betriebsprüfung. Auch die Abgrenzung zwischen Liebhaberei und ernsthafter Gewinnerzielungsabsicht spielt eine Rolle. Wer über mehrere Jahre nur Verluste erwirtschaftet, muss dem Finanzamt eine Prognoserechnung vorlegen, sonst werden die Verluste steuerlich nicht anerkannt.
Wann sich professionelle Unterstützung auszahlt
Bislang kann man vieles selbst machen, solange die Sache noch klein und überschaubar bleibt. Kommt aber der Umsatz langsam an seine Grenzen, kommen Mitarbeiter dazu, wird die Kundschaft international, stehen Investitionen an, dann wird vieles kompliziert. Es lohnt sich, gerade beim Übergang von nebenberuflicher zu hauptberuflicher Selbstständigkeit steuerlich durchzuatmen und Vorauszahlungen, SVS-Beiträge und Rechtsform aufeinander abzustimmen.
Wer seine Buchhaltung digital macht, sollte auf Systeme setzen, die mit den österreichischen Vorgaben zur Registrierkassenpflicht und zur elektronischen Rechnung konform sind. Ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro und Barumsätzen von 7.500 Euro pro Betrieb wird man registrierkassenpflichtig. Wer die Schwellenwerte frühzeitig im Blick hat, erspart sich Nachrüstungen in Stresssituationen und mögliche Strafen bei Kontrollen.
Ein wichtiger Punkt sind auch die Informationen an den Hauptarbeitgeber. Die nebenberufliche Selbständigkeit ist in vielen Fällen zulässig, Arbeitsvertragsbestimmungen über Konkurrenzschutz oder Nebenbeschäftigungen können dem jedoch Grenzen setzen. Ein Blick in den Dienstvertrag vor Aufnahme der selbständigen Tätigkeit erspart einem viel Ärger.
